Vorteile eines papierlosen Büros
Ein papierloser Arbeitsplatz ist ein Büro, das primär digitale Dokumente verwendet und nur minimal physisches, greifbares Papier benötigt. Der Übergang von Papierakten in elektronische Akten wird als Digitalisierung bezeichnet.
Die Idee des papierlosen Büros besteht bereits seitdem Computer die Basis des modernen Arbeitsplatzes in den 90er Jahren gebildet haben. Nichtsdestotrotz ist Papier weiterhin die primäre Grundlage vieler Unternehmen. Rechnungen und Angebote werden ausgedruckt, die Buchhaltung samt Jahresabschluss wird in Form von zahlreichen Ordnern zum Steuerberater getragen. Auch heute noch. Ganze Qualitätsmanagement-Systeme, von Handsheets für Meetings bis hin zu Schulungsdokumentationen werden weiterhin fleißig auf Papier dokumentiert.
Dabei gibt es so viele Vorteile, papierlos zu arbeiten: es spart Ressourcen, Zeit und erhöht die Sicherheit für Unternehmen.
Die wichtigsten Vorteile des papierlosen Büros
✅ Es spart Zeit
Zeit, die mit dem Ablegen, Organisieren und Suchen von Papierdokumenten verbracht wird, ist Zeit, die für produktivere Aufgaben aufgewendet werden könnte. Digitalisierte Dokumente werden in einem zentralen Verzeichnis (lokalen Server, Cloud, etc.) gespeichert, das letztendlich nur ein gut organisierter und digitaler Aktenschrank ist.
In Ihrem digitalen Dokumentenmanagementsystem können Sie Dokumente wie bei einer Google-Suche ausfindig machen und verarbeiten. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie keine Ordner mit vielen Reitern anlegen, sie beschriften, von A nach B schleppen und sie nicht durchforsten müssen. Informationen, sei es für Kunden oder für Ihre Buchhaltung oder Geschäftsprozesse, können mit einigen Mausklicks und Suchen ausfindig gemacht und verwendet werden. So schaffen Sie aktiv für sich und Ihre Mitarbeiter Zeit für das Wesentliche.
✅ Es spart Platz
Papier nimmt viel Platz ein – ebenso wie Aktenschränke und Platz zum Aufbewahren dieser Aktenschränke. Auch Bücher und Bücherregale benötigen Platz. Was noch schlimmer ist, Papier häuft sich an und sammelt sich oft schneller an, als es sortiert und organisiert werden kann. Insbesondere wenn Ihr Unternehmen an gesetzliche Aufbewahrungsfristen gebunden ist.
Durch die Digitalisierung von allen Dokumenten entweder auf einem lokalen Server oder in der Cloud speichern. So benötigen Sie viel weniger Platz als ein physisches Aktenarchiv.
✅ Es spart Geld
Die Digitalisierung beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse und verbessert die Effizienz Ihrer Mitarbeiter. Papierlose Büros können im Vergleich zu herkömmlichen Büros in der gleichen Zeit ein viel größeres Volumen an Papierkram verarbeiten.
Weiterhin reduziert die Digitalisierung die Ausgaben für Papier, Drucker, Tinte, Porto, Büroflächen für Akten und die Zeit der Mitarbeiter für die Verwaltung der Unterlagen. Die Einsparungen an Mitarbeiterzeit werden besonders wertvoll im Hinblick auf behördliche Prüfungen, wie bspw. im Rahmen Ihrer Buchhaltung.
✅ Informationstransfer
Ein digitales Dokumentenmanagement-System erlaubt Ihnen, die für Ihr Geschäft erforderlichen Dokumente (bspw. Kundendaten, Verträge, Angebote, etc.) schnell und einfach sicher aufzunehmen. Viele häufig verwendete Anwendungen wie Microsoft Office, CamScanner und Adobe Acrobat lassen sich in Dokumentenverwaltungssysteme integrieren und verfügen über Plugins, mit denen Sie Ihr Dokument mit nur einem Klick in Ihrem Dokumentenmanagement-System ablegen können.
✅ Umweltschutz
Bei der Herstellung von Papier entstehen Treibhausgase, die den globalen Treibhauseffekt fördern. Recycling kann zwar entgegenwirken, aber nicht viel. Prävention ist das A und O. Das meiste Papier landet schließlich auf einer Mülldeponie und wird verbrannt. Außerdem enthalten Tinte und Toner flüchtige Verbindungen und nicht erneuerbare Substanzen, die die Umwelt zusätzlich belasten. Wesentlich nachhaltiger ist es, den Papierverbrauch einfach ganz zu reduzieren und auf ein papierloses Büro umzusteigen.
✅ Es erhöht die Sicherheit
Physische Dokumente sind schwer nachzuverfolgen – Unmengen von Papier können verloren gehen, falsch abgelegt oder entsorgt/manipuliert werden, ohne dass es jemand merkt. Es kann auch schwierig für Sie sein, den Zugriff, das Drucken und Kopieren sensibler Unterlagen zu überwachen. Ein digitales Dokumentenmanagement-System verfügt über erweiterte Sicherheitsfunktionen, mit denen diese Hürden leichter bewältigt werden können. Eine gut ausgestattete IT-Security kann den Zugriff regulieren; die Berechtigungen nach Sicherheitsklasse regulieren, bspw. auf Benutzerebene (Einstellungen basierend auf der Funktion einer Person).
Wir bei Get an Office haben uns das Ziel gesetzt, diesem Trend gerecht zu werden. Grundsätzlich arbeiten wir papierlos in unserer Rechnungsstellung und animieren auch unsere Partner dazu.