Knackiger Betreff

Der Betreff einer Mail wird meist als allererstes vom Empfänger gelesen. Meist bereits wenn das Benachrichtigungs-Popup auf dem Bildschirm erscheint. Daher ist der Betreff entscheidend, wenn Sie das Interesse des Empfängers nicht nur kurzzeitig auf sich und Ihre Mail lenken möchten. Fassen Sie sich kurz, damit Ihr Betreff auch immer vollständig angezeigt wird. „Clickbait-Betreffe“, schaffen falsche Erwartungen und verärgern nur Ihre Empfänger nach Öffnen und Lesen Ihrer Mail. Im schlimmsten Fall werden Ihre Mails nicht mehr ernst genommen. Schreiben Sie daher Ihre Betreffe so, dass sie auch die passenden Erwartungen schaffen. Sofern passend, können Sie ab und an Deadlines, wie „bitte bis morgen […]“, sowie Imperative, wie „Urlaubsplanung einreichen bis […]“ einfügen.

Zuerst das Wichtige

Jetzt, wo Sie die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers auf Ihre Mail gelenkt haben, sollte die Mail erst einmal schnell auf den Punkt kommen. Jeder möchte eine angekommene Mail möglichst schnell in eine mentale Schublade stecken und Priorität zuweisen. Daher ist der nächste wichtige Halt: Was ist der Anlass? Möchten Sie etwas vom Empfänger? Dann sollten Sie dies klar aufführen und idealerweise auch eine Frist nennen. Dies hilft nicht nur Ihnen sondern auch dem Empfänger.

Klare Aussagen

Viele Fragen überfordern meist den Leser. Denn dieser steckt, anders als Sie, möglicherweise nicht so sehr im Thema. Oder er arbeitet gerade an einem anderen Projekt. Geben Sie daher möglichst keine mehrdeutigen Aussagen, sondern klare Statements. Auch sind „Fragen in die Runde“ mit Vorsicht zu genießen. Sind es zu viele oder zu komplizierte Fragestellungen, neigen viele zum „da antwortet sicher schon […] darauf“. Ihre Antwortrate fällt. Vermeiden Sie daher möglichst offen gelassene Fragen. Machen Sie Vorschläge und geben Sie Denkanstöße oder Fristen. Indem Sie in Vorzahlung gehen, befassen sich die Leser Ihrer E-Mails automatisch sich mit dem Thema und können so leichter etwas beitragen.

Personalisierung

Sofern angemessen, spricht nichts gegen eine personalisierte Begrüßung oder einen zugeschnittenen Abschiedsgruß für den Adressaten. 

Tun Sie etwas für Ihren Ruf

Der Eingang einer E-Mail von Ihnen sollte möglichst nicht direkt mit Mehrarbeit oder Gefallen oder Fristen in Verbindung gebracht werden. Verschicken Sie  daher auch mal Mails mit Glückwünschen oder Komplimenten. Sie werden mit Positivem assoziiert. Das freut nicht nur die Leser, sondern verschafft Ihnen auch eine höhere Lese-/Antwortrate für Ihre Mails.