Führen von effektiven Meetings
Wir alle kennen schlechte Meetings. Sie sind auf dem Weg zum Besprechungsraum, aber Sie haben keine Vorstellung, worum es in der Besprechung geht.
Sie befinden sich in dem Meeting und fragen sich: „Warum bin ich hier?“ Das Gespräch verliert sich in Details oder schweift völlig ab.
Die Leute schauen während der Besprechung auf ihre Smartphones oder arbeiten an ihren Laptops.
Das Meeting zieht sich immer weiter in die Länge, obwohl das Ganze eigentlich schon vor 20 Minuten enden sollte. Es sind zwar viele Leute im Raum, aber nicht die Entscheidungsträger. Nach dem Treffen fühlen Sie sich den Antworten, die Sie gesucht haben, nicht näher gekommen.
Sie verlassen das Meeting, ohne einen konkreten Überblick darüber, was beschlossen wurde.
Damit Sie in Zukunft effektive Jour fixes führen und Ihre ToDos ordentlich abhaken können, haben wir Ihnen eine Übersicht mit wertvollen Tipps zusammengestellt.
1. Brauchen Sie überhaupt ein Treffen?
In der Arbeitswelt ist Zeit eine allzu knappe Ressource – sowohl Ihre als auch die der anderen. Bevor Sie also ein persönliches Treffen anberaumen, sollten Sie sich fragen, ob sich Ihre Ziele nicht besser mit einer E-Mail oder einem Telefonat vermitteln lassen. Wenn ja, vermeiden Sie es, ein Treffen zu organisieren. So bleibt Ihnen mehr Zeit für das Wichtige.
Vor dem Treffen: unbedingt Erwartungen festlegen
2. Formulieren Sie Ihre Ziele
Wenn Sie sicher sind, dass ein Meeting notwendig ist, bestimmen Sie dessen Ziel. Diese Vorbereitung hilft Ihnen dabei, die Diskussion auf den eigentlichen Anlass des Treffens zu konzentrieren und auch im Nachhinein den Erfolg des Meetings beurteilen zu können.
Die meisten Besprechungen gehören zu einer von vier Kategorien, die jeweils ein bestimmtes Ziel verfolgen:
Entscheidungsfindung: Ziel ist es, dass die Teilnehmer zu einem Entschluss kommen, der zum Handeln führen soll. Dies kann eine Entscheidung über die Anschaffung einer neuen Anlage sein oder über die Aufnahme einer neuen Dienstleistung in Ihr Unternehmensportfolio.
Informationsaustausch: Die Teilnehmer sollen hinsichtlich neuer Ereignisse/Fortschritte und Entwicklungen in Kenntnis gesetzt werden. Beispielsweise über ein zukünftiges neues Teammitglied oder einer Erweiterung Ihres Produktspektrums.
Problemlösung: Sie stehen vor einer Herausforderung und möchten Ratschläge einzuholen und auf der Grundlage dieses Wissens einen Fahrplan erarbeiten.
Diskussion: Der Austausch von Standpunkten zu einem Thema, z.B. das weitere Vorgehen in Ihrem aktuellen Projekt.
3. Ohne sie geht nichts: die Agenda
Vage Diskussionen über undurchsichtige Themenkomplexe führen selten zu produktiven Schlüssen. Eine Agenda stellt sicher, dass Sie die spezifischen Fragestellungen behandeln, die zum Erreichen des Ziels Ihres Meetings erforderlich sind. Gleichzeitig dient sie der Information und der Festlegung der Erwartungen der Teilnehmer.
Halten Sie Ihre Agendapunkte spezifisch und deklarativ. Ihre Agenda könnte nur einige wenige Punkte enthalten. Das ist völlig in Ordnung, solange klar ist, wie jeder Tagesordnungspunkt mit dem gewünschten Ziel zusammenhängt. Für weitere kleinere Themen lohnt es sich oft, die Frage von Punkt 1 dieser Übersicht zu stellen. Notfalls können sie jedoch fix unter „Sonstiges“ in der Agenda geklärt werden.
4. Kurz halten
Ihre Meetings sollten so lang wie nötig, aber so kurz wie möglich sein. Planen Sie zum Abschluss einige Minuten ein, um Entschlüsse zusammenzufassen und die nächsten Schritte zu vereinbaren sowie die Teilnehmer auf die Aufgabenverteilung aufmerksam zu machen.
5. Holen Sie die richtigen Leute in den Raum
Bevor Sie eine Einladung verschicken, sollten Sie sich überlegen, wer an dem Meeting teilnehmen soll. Es ist verlockend, alle einzubeziehen, die möglicherweise etwas beizutragen hätten. Aber meist werden Besprechungen unnötig komplizierter, je mehr Personen teilnehmen. Überlegen Sie, welche Personen Sie mindestens brauchen, um das Ziel der Besprechung zu erreichen. Vergewissern Sie sich, dass die Personen, die für Ihr Meeting unerlässlich sind, sich ihrer Rolle bewusst sind. Denken Sie dabei auch an eine optimale Informationskette. Setzen Sie Nicht-Teilnehmer zeitnah in Kenntnis über die Ergebnisse, sofern erforderlich.
6. Materialien in Umlauf bringen
Neben der Einladung mit Angabe des Ziels und der Tagesordnung für das Meeting sollten auch erforderliche Materialien an die Teilnehmer gesendet werden. So können sich Teilnehmer optimal auf das Meeting und die spezifischen Punkte vorbereiten. Kollektive Erörterung von Themen und das Nachschlagen von Informationen konsumiert oft mehr Zeit in Meetings als der eigentliche Fahrplan es vorsieht.
Während des Treffens: den Fokus behalten.
7. Zeitfenster einhalten
Zeitmanagement ist ein wesentlicher Aspekt bei der Durchführung produktiver Besprechungen. Behalten Sie die Tagesordnung und die Uhr im Fokus. Dezentes Moderieren und das Stellen richtungsweisender Fragen ermöglicht Ihnen den Zeitplan einzuhalten ohne die Teilnehmer zwingend einzuschränken.
8. Die Diskussion leiten und Störungen vermeiden
Die Leitung der Diskussion und der Umgang mit Störungen können die größten Hürden bei der Führung von effektiven Meetings sein, insbesondere wenn Sie nicht die ranghöchste Person im Raum sind. Eine hilfreiche Technik, um eine Diskussion dezent zu lenken, ist es, die richtigen Fragen an die richtigen Personen zu stellen und idealerweise einige Vorschläge zu integrieren. Themen für die aktuell keine Zeit eingeplant ist, können für alle sichtbar notiert und in die Agenda des nächsten Meetings aufgenommen werden. Auf diese Weise fühlen sich Ihre Teilnehmer anerkannt und Sie haben leichtes Spiel mit der Abarbeitung Ihrer Tagesordnungspunkte.
9. Protokollführung
Wenn nichts schriftlich festgehalten wird, können die Ergebnisse einer Besprechung in Vergessenheit geraten. Organisieren sie einen Protokollanten für das Meeting. Das können auch Sie sein. Fragen, Aufgaben, Beschlüsse, neue Informationen und Punkte für die nächste Zusammenkunft müssen klar und verständlich aufgenommen werden. Fassen Sie am Ende die wichtigsten Punkte und Entscheidungen sowie die vereinbarten nächsten Schritte zusammen.
Nach dem Treffen: Verwaltung der Folgemaßnahmen
10. Verteilen Sie die Nachbesprechung des Meetings
Finalisieren Sie Ihr Protokoll gleich nach dem Meeting und lassen Sie allen Teilnehmern zeitnah das Protokoll mit den spezifischen Aufgabenverteilungen und Fristen zukommen. Eine Übersicht der Entschlüsse sollte klar erkennbar sein und auch der Ausblick für das nächste Meeting. Die Protokollführung dient dann als Grundlage für dieses.
Get an Office kann Ihnen nicht nur bei der Organisierung von modern eingerichteten und repräsentativen Besprechungsräumen behilflich sein. Sollten Sie Hilfe bei der Organisierung Ihrer Meetings benötigen, von Protokollvorlagen bis hin zum Catering, sprechen Sie uns an.